ETKİLİ TOPLANTI YÖNETİMİ:
            Bir toplantının asıl hedefinin olumlu ve üretken sonuçlar elde etmek olduğunda herkes hem fikirdir. Ancak ne yazık ki bir çok kişi, katıldıkları toplantıların amacına ulaşmadığını ve toplantının başarısız olduğunu belirtmektedir.
            Toplantının üretken ve sonuç alacak biçimde yönetilmesi aslında çok zor bir iş değildir. Daha önce hiç toplantı yönetmemiş olsanız bile, toplantı öncesinde küçük bir hazırlık yapmanız , size, o toplantının amacına uygun olarak sonuçlanması açısından uzun bir mesafe kat ettirmiş olacaktır.
            Çoğu toplantı aşağıdaki amaçlardan birine ya da bir kaçına ulaşmak amacıyla yapılır;
1-   Bir bilgi almak yada vermek için.
2-   Bir karar vermek için.
3-   Bir sorunu tanımlamak, çözümlemek ya da çözmek için.
4-   Çatışmaları gidermek için.
5-   Önemli durumlarla ilgili duyguları vurgulamak için.

a.   Toplantıda yöneticilerin yapmaması gerekenler
1-   Belirsiz Gündem.
Nelerin tartışılacağı hakkında kısa bir ön bilgi vermeksizin insanları toplantıya çağırdığınızda doğal olarak hazırlıksız geleceklerdir. Katılanlar ya tartışacakları konuya ilişkin bir çalışma yapmadan gelecekler ya da kendi çalışmaları ile toplantının konusu arasında bağ kuramayacaklardır. Tüm bunların nedeni gündemin belirlenip toplantı öncesinde üyelere duyurulmamış olmasıdır. Toplantı öncesinde mutlaka bir gündem belirleyin ve katılacaklara duyurun.
2-   Sorunun yanlış konması
Toplantıdan olumlu sonuç alabilmeniz için tartışılan sorunun tam olarak ne olduğunu belirlemeniz ve bunu somut, sınırları belirli, tartışılabilir ve sonuç alınabilir biçimde ifade etmeniz gerekir.
3-   Bireylere ilişkin sorunları toplantıya getirmek.
Bir kişiyle bire bir yüz yüze gelmemek uğruna onun sorununu  toplantıya getirmeye kalkışmayın. Böyle bir durumda tüm grubun saygısını ve desteğini yitirebilirsiniz.
Bir kişi bir kuralı çiğniyorsa doğrudan o kişiyle konuşun. Kuralı çiğnemeyenlerin boşuna zamanını almamış, çiğneyenleri de arkadaşlarının önünde aşağılamamış olursunuz.
4-   Toplantıya uygun olmayan kişilerin katılması.
Eğer bir sorunu çözmek istiyorsanız bu amaçla düzenlediğiniz toplantıya katılacakları statülerine göre değil, sorunla ilgilerine ve uzmanlıklarına göre seçin.
5-   Suçu birine yıkmak
Suçu birilerine yıkarak aradan sıyrılmak yerine sorunu çözmeye çalışın.

b.   Toplantıda yöneticilerin yapması gerekenler
1-   Gündemi yakalamak ve ilerlemeleri bir sonuca bağlamak için rehberlik etmelidir.  Böylece toplantıya katılanlar sinirlenmez ve toplantının zaman kaybı olduğunu düşünmezler.
2-   Değişik bakış açılarını desteklemek  Böylece katılımcılar fikirlerini ortaya koyma fırsatı bulmuş olurlar; kendilerini dışlanmış hissetmez ve gücenmezler.
3-   Tartışmaları kontrol etmek  Böylece tüm görüşlerin dikkate alınabilmesi için zaman  
      kalır . Katılımcıların sayısı arttıkça, toplantıyı yönetmek ve kontrol etmek de güçleşir.
4-   Toplantıya katılacakların sayısı ve kim olduklarının belirlenmesi
Bir toplantının etkililiği, toplantıya katılanların sayısı ile yakından ilişkilidir. En yaratıcı ve sorun çözücü kararların beş, yedi, dokuz gibi tek sayılı ve küçük gruplarda verildiğine ilişkin pek çok araştırma bulgusu vardır. En yüksek etkililiğin beş kişilik gruplarda  görüldüğü tespit edilmiştir. Kimlerin toplantıya çağrılacağını  ve onlardan neler isteneceğini kararlaştırırken yapılacak işin niteliği ve katılacakların sayısını dikkate alın.
5-   Toplantıyı uygun bir şekilde sonlandırmak  Toplantının sonunda ne elde edildiği ve kişilerin hangi görevleri üstlenecekleri netleşmiş olmalı.
6-   Kayıt tutmak  Alınan kararları kayada geçmek ,bir daha ki toplantıda ortaya çıkabilecek olası yanlış anlamaları ve bahaneleri ortadan kaldırır.
              İnsanların bir çok toplantının zaman ve çaba kaybı olduğu sonucuna varmaları, genellikle o toplantılardaki yetersiz yönetim ve katılım fırsatı eksikliğinden kaynaklanır.


c.   Etkili toplantı yönetimi için öneriler

d.   Toplantıda soruların yol açtığı sıkıntıyı çözme

e.   Gündem metni neden önemlidir?
         Gündem metni, toplantıya katılan herkesi belirli bir rotada tutacak bir pusula görevi yapan ,bir çalışma programıdır. Böyle bir metni hazırlamanın amacı ,en önemsiz konunun en fazla zamanı almasını engellemektir.
          İdeal bir “gündem metni” şunları içerir:
1-   Toplantının amacı, tarihi, zamanı ve yeri.
2-   Katılımcıların adı.
3-   Tartışılacak konu başlıkları.
4-   Sorun yada anlaşmazlık yaratan konular.
5-   Diğer işler.
6-   Bir sonraki toplantının tarihi.

          -  İdeal bir gündem metni
f.   Toplantıda kaçınılması gereken iki genel yaklaşım

g.   Toplantının yapılacağı yer ve yerleşim
          Yeterli ısı, ışık, hava bulunmalı, kahve-çay-su servisi yapılabilmeli, katılımcılar rahatsız edilmemeli ve herkesin oturacağı sayıda iskemle olmalıdır. En önemli ve genellikle en çok unutulan iki şey şunlardır.
1-   Toplantıda herkes herkesi görecek şekilde oturmalı.
2-   Toplantıyı yöneten kişinin konumu mutlaka, herkesle göz teması kurabilmesini sağlayacak bir konumda olmalıdır.

h.   Toplantıya katılacakların sayısı

i.   Başarılı toplantının yararları
1-   Katılanlar daha geniş bilgi sahibi olurlar.
2-   İnsanlar, görüşlerini ortaya koyacak ortamı bulurlar.
3-   Herkes diğerinin görüşlerini inceleme ve değerlendirme fırsatı bulur.
4-   Bir anlaşma sağlanır.
5-   Kararlara varılır.
6-   İnsanlar alınan kararları kabul etmeye daha eğilimli olurlar. Çünkü onların alınması aşamasında kendileri de rol üstlenmişlerdir.
7-   Bir an önce harekete geçilir.
8-   İşlerin üstesinden gelinir.

j.   Toplantıda dinleyenlerin dikkatini uyanık tutma yolları

k.   Toplantıları zamanında bitirmek için yöntemler

l.   Toplantı sırasındaki kurallar
a-   Toplantı mutlaka zamanında başlamalı.
b-   Gündeme mutlaka sadık kalınmalı.
c-   Müzakereler sırasında konu dışına çıkılmamalı.
d-   Kimse birbirinin sözünü kesmemeli. Fikirler sonuna kadar dinlenmeli.
e-   Başkan dahil hiç kimse gelişi güzel toplantıyı terk etmemeli.
f-   Toplantı üç saat içinde bitirilmeli baş başa görüşmeler toplantı sonrası olmalı.
g-   Bir sonraki toplantının tarihi, yeri ve gündem maddelerinden bazıları tespit edilmeli.
TOPLANTI YÖNETİCİSİ TOPLANTI YAPARKEN NELERE DİKKAT ETMELİ;
1-Toplantıya vaktinde başlayın, katılanları bu konuda uyarın. Eğer geç gelenleri beklerseniz zamanında gelenlere haksızlık yaptığınız düşünülebilir. Geç gelenlerin beklenerek ödüllendirildiği, zamanında gelenlerin cezalandırıldığı gibi bir izlenim oluşturmaktan kaçının.
2-Uygunsa ayakta yapın. Bu yöntem toplantıyı hızlandırır ve çabuk sonuçlandırır.
3-Toplantıda konuşmaları dikkatle dinleyin. Konuşmaları not ederek dinlediğinizi belli edin. Bu davranışınız karşınızdaki kişiye sizi dikkate alıyorum izlenimi verir.
4 - Gündeme mutlaka sadık kalınmalı.
5-Toplantının akışını sağlayın, yan konulara sapılmasına izin vermeyin. Toplantıları aksatacak kesintileri önleyin. Toplantıda başka konular ortaya atan kişilere nezaketle engel olun. Kaba davranmaktan kaçının. Çünkü herkes mağdur olanı tutar ve ona destek verir.
5-Toplantıya katılan herkesi tartışmaya sokun. İçe dönük kişileri konuşturun. Çok konuşan sık-sık söz alan kişileri de sınırlayın. Kişilere gerektiği kadar söz hakkı verin.
6-Toplantının genel amacını her an göz önünde bulundurun. Kendi fikrinizi en sona saklayın. Önce toplantıya katılanların görüş ve önerilerini alın, değerlendirmenizi yapın.
7-Toplantılara daima size destek olacak kişilerle katılın. İstediğiniz doğrultuda karar almak için sizi destekleyen ve sizin fikrinde olanlara öncelikle söz verin. Bu takdirde çekimser olanlar da sizin tarafınıza geçecek, karşı olanlar ise açıkça karşı çıkmaktan çekinecektir.
8-Toplantıda katılanları daima dinamik ve enerjik tutun. Bunu zaman-zaman konuşmanızdaki ses tonlarıyla, konuyu değiştirerek, ara vererek veya bir fıkra anlatarak sağlayın.
9-Toplantıya katılanları azarlamayın ve utandırmayın. Onları yalnız kaybetmekle kalmaz, karşınıza almış olursunuz. Duyguların önemsenmediği toplantılar kırıcı olur. Toplantılar insanların eşya gibi görülmediği onların ihtiyaçlarına yer verildiğinde başarılı olur.
10-Toplantıda her zaman ‘hayır’ demek istediğinizde çekinmeden ‘hayır’ deyin ki, ‘evet’ deyince karşınızdaki size inansın.
11-Alınan kararların tüm ilgililere duyurulmasını sağlayın.
12-Alınan kararların uygulanmasını sağlayın. Ama önce kendiniz, kendi kararlarınıza uyun ve uygulamada örnek olun.
13-Uygulamayı zaman-zaman takip ve kontrol edin. Uygulamada aksaklık yada eksiklik varsa, konuyu tekrar toplantıya ( gündeme ) getirin. Ve düzeltici önlemler aldıktan sonra tekrar-tekrar  uygulayın ve uygulatın.